Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần in Phú Thọ

MỞ ĐẦU

1.     Lý do chọn đề tài

Xuất phát từ yêu cầu thực tế, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là một điều tất yếu khách quan, là tiền đề nâng cao hiệu quả kế toán nói chung, góp phần vào việc cung ứng nguyên vật liệu, từ đó cung cấp các thông tin đúng đắn cho nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định trong từng giai đoạn phát triển của công ty.

Yếu tố nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất, nó ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần có một lượng nguyên vật liệu dự trữ. Làm thế nào để phân phối số nguyên vật liệu ấy một cách hiệu quả nhất cho các bộ phận sản xuất. Và hàng loạt các câu hỏi khác đang đặt ra cho nhà quản lý doanh nghiệp. Tất cả những câu hỏi vấn đề đó đặt ra cho công tác quản lý một yêu cầu rất cấp thiết đó là phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Đối với công ty cổ phần in Phú Thọ cũng cần phải làm điều đó.

Công ty cổ phần In Phú Thọ là doanh nghiệp được thành lập dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần. Công ty in các loại sản phẩm trên mọi chất liệu như sách báo, hóa đơn … Do đặc điểm sản xuất với nhiều nguyên vật liệu, nguyên vật liệu đa dạng, số lượng lớn mà công ty chưa có số danh điểm cho từng nguyên vật liệu nên gây khó khăn cho việc hạch toán. Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn bất cập vì công ty sử dụng hình thức kế toán thủ công nên công việc mất nhiều thời gian, một số chứng từ chưa thể hiện đầy đủ thông tin, thiếu chính xác. Do đó việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu chưa đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách phù hợp. Vì vậy để giải quyết được những bất cập trên em đã chọn đề tài :“Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần in Phú Thọ”  làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu chung

Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Phú Thọ, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại Công ty.

- Mục tiêu cụ thể

+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

+ Phân tích và đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Phú Thọ.

+ Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Phú Thọ.

3. Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Nghiên cứu tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Phú Thọ.

- Về thời gian: Số liệu hạch toán nghiên cứu ở Công ty cổ phần in Phú Thọ trong thời gian 2008,2009,2010 chủ yếu là quý III năm 2010.

- Về nội dung : Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ: trình tự luân chuyển, phương pháp hạch toán, quản lý …

4. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận

- Phương pháp thu thập thông tin.

- Phương pháp hạch toán kế toán

- Phương pháp xử lý thông tin

5. Kết cấu của đề tài

     Ngoài phần mở đầu, kết luận, kết cấu đề tài được chia thành 3 chương :

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Phú Thọ.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Phú Thọ.

 

Chương 1

CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu

1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm, tham gia thường xuyên, trực tiếp vào quá trình hình thành sản phẩm và ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra.

1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu

1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu

1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu

1.2. Kế toán nguyên vật liệu

1.2.1. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu        

1.2.2.1. Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.2. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu

Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc giá gốc

- Nguyên tắc thận trọng

- Nguyên tắc nhất quán

1.2.2.3. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

1.2.2.4. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

          - Phương pháp thực tế đích danh

          - Phương pháp tính giá bình quân gia quyền

          - Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập trước – xuất trước

          - Phương pháp tính giá theo giá nhập sau – xuất trước

1.2.2.5 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

1.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.2.3.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.2.3.2 Phương pháp thẻ song song

1.2.3.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.2.3.4. Phương pháp sổ số dư

1.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

1.2.4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.2.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.3 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu

1.3.1 Hàng mua về nhập kho

1.3.1.1 Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn

1.3.1.2 Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn

1.3.2 Kiểm kê kho theo định kỳ phát hiện thừa thiếu

1.3.2.1 Nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

1.3.2.2 Nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

1.4 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

 

Chương 2

THỰC TRẠNG  KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN PHÚ THỌ

2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần in Phú Thọ

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in Phú Thọ

- Tên công ty bằng tiếng Việt Nam: Công ty cổ phần in Phú Thọ.

- Tên tiếng anh của công ty : PHUTHO PRINTING JOINT STOCK COMPANY

- Tên viết tăt: PU PRIN…, JSC

- Vốn điều lệ: 2.100.000.000 ( Hai tỷ một trăm triệu đồng chẵn )

- Địa chỉ: Đường Nguyễn Thái Học – Phường Gia Cẩm – Thành Phố Việt Trì – Tỉnh Phú Thọ.

- Số điện thoại: (0210) 3 855 505

- Fax:                (0210) 3 855 506

- Giấy chứng nhận kinh doanh số: 18003000405 – Cấp ngày 14/7/2006 – Do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- In tổng hợp các loại sản phẩm trên mọi chất liệu. Sản phẩm chính là: Sách báo, tạp chí , tập san, nhãn, giấy kẻ tập, vở ô ly, các loại giấy tờ quản kinh tế xã hội, các loại hóa đơn, biên lai, các loại cổ phiếu, trái phiếu ...

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần in Phú Thọ

2.1.4 Quy trình công nghệ sản xuất của công ty cổ phần in Phú Thọ

2.1.5 Đặc điểm lao động của công ty cổ phần in Phú Thọ

2.1.6 Tình hình tài chính của công ty

2.1.7 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần in Phú Thọ

Bộ máy kế toán của công ty.

2.1.7.1 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán

2.1.7.2 Tổ chức kế toán tại công ty cổ phần in Phú Thọ

a. Hệ thống chứng từ sử dụng

b. Các tài khoản sử dụng

Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.

c. Hệ thống báo cáo tài chính

d. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng

e. Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng

- Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ).

- Kỳ kế toán: Công ty tiến hành hạch toán theo quý

f. Các chính sách kế toán áp dụng

- Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

- Phương pháp tính giá NVL xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền

- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: đánh giá thực tế.

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao tuyến tính.

g. Hình thức kế toán

- Xuất phát từ đặc điểm SXKD và thuận tiện cho công việc kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung.

2.2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

 - Nguyên vật liệu chính

+ Giấy in các loại : bao gồm giấy báo Tân Mai, giấy Bãi Bằng, giấy Cxê, giấy Trường Xuân, giấy Việt Trì.

+ Mực in các loại : bao gồm mực đen Trung Quốc, mực Apex, mực xanh Trung Quốc,...

- Nguyên vật liệu phụ

+ Bản nhôm Trung Quốc

+ Màng bóng

+ Thanh than

+ Cao su opset

+ Bản nhôm tái sinh

+ Giấy can

- Nhiên liệu gồm

+ Xăng

+ Dầu hỏa

+ Mỡ L2

+ Dầu nhờn

- Phụ tùng thay thế

+ Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sữa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như : Dây culoa, Lô máy in, dao cắt,

- Phế liệu

+ Các loại giấy in hỏng

+ Lề giấy

+ Các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm

2.2.3 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty

2.2.4 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

- Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

Giá thực tế vật liệu nhập kho

=

Giá mua chưa thuế GTGT

+

Chi phí mua thực tế

+

Thuế nhập khẩu (nếu có)

-

CK thương mại, giảm giá hàng mua trả lại

- Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Tại công ty cổ phần In Phú Thọ, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức:

Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho			=	Số lượng vật tư xuất kho		x	Đơn giá bình quân gia quyền
Đơn giá bình quân	=	Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ			+	Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ
		Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ			+	Số lượng nguyên vật liệu nhập trong kỳ

2.2.5 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

2.2.5.1 Chứng từ sử dụng

2.2.5.2 Thủ tục nhập kho xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ.

a)     Thủ tục phản ánh nhập nguyên vật liệu

Phòng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kế hoạch để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.

          Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.

          + Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.

          + Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại.

          + Một liên do người mua gửi cùng với hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

(do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.

b)    Thủ tục phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho in các loại sách giáo khoa là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.

Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập giấy đề nghị cấp vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên :

Liên 1 : Lưu lại tại quyển

Liên 2 : Giao cho người nhận hàng

Liên 3 : Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán

     Nếu là xuất bán phải lập hóa đơn GTGT do bộ phận tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan ( Giám đốc, kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.

      Tại kho: Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ , hợp lý của chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.

2.2.5.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

  Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “ghi thẻ song song”

2.2.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ

2.2.6.1 Tài khoản sử dụng

2.2.6.2 Hạch toán quá trình nhập kho

2.2.6.3 Hạch toán quá trình xuất kho

2.2.7 Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau khi kiểm kê

2.3 Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ.

2.3.1 Thành tựu

2.3.1.1 Thứ nhất, về bộ máy kế toán và công tác kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc và kĩ năng, trình độ của mỗi người.

Phòng kế toán luôn có sự kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác, tạo sự thống nhất thông suốt về thông tin trong toàn Công ty.

Nói chung việc áp dụng chuẩn mực và nguyên tắc kế toán được Công ty chấp hành nghiêm chỉnh. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật kí chung nên việc kiểm tra, kiếm soát rất nhanh chóng. Dễ làm, dễ hiểu phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra , Công ty còn nhanh chóng áp dụng chuẩn mực kế toán mới với những sửa đổi bổ xung phù hợp với luật kế toán.

Các chứng từ đều được sử dụng đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý

2.3.1.2 Thứ hai : Về kế toán nguyên vật liệu

          Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in Phú Thọ, đi sâu vào tìm hiểu phần hành kế toán về nguyên vật liệu, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có những điểm đáng chú ý sau:

- Quy mô sản xuất của Công ty không ngừng lớn mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Với hình thức tổ chức kinh tế tập trung như hiện nay đã đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất. tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty đã tạo điều kiện cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của mình, mặt khác đó cũng là điểm thuận lợi cho việc phân công lao động chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán.

- Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và công tác và bộ phận kế toán nói riêng, trong đó đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu đã không ngừng hoàn thiện và đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Qua tình hình thực tế ở Công ty cho thấy việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu thông tin đặt ra.

- Về công tác cung ứng nguyên vật liệu: Mặc dù ở Công ty lượng nguyên vật liệu được mua về thường xuyên với số lượng và chủng loại nhiều, nhưng các cán bộ cung ứng vẫn đảm bảo phân loại và nhập kho đầy đủ, khi có nhu cầu sử dụng họ vẫn phục vụ kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất, đó cũng là thành tích, cố gắng cộng với tinh thần làm việc có trách nhiệm của các cán bộ ở kho cũng như phòng kinh doanh đảm nhận công việc này.

- Việc tổ chức vận chuyển nguyên vật liệu công ty luôn có chế độ và chính sách hợp lý với các lái xe chuyên chở hang, do công ty luôn chủ động phương tiện vận tải.

- Về công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu luôn thực hiện tốt các chức năng của mình. Công việc này luôn được lãnh đạo Công ty quan tâm. Nguyên vật liệu khi về đến kho sẽ được bảo quản tốt bằng hệ thống kho đã được phân chia theo từng ngăn cụ thể. Đảm bảo thuận tiện khi xuất kho ra cho sản xuất.

- Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung theo hệ thống tài khoản hiện hành, việc này giúp công ty theo dõi được chi tiết các thông tin kế toán đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác.

- Tại Công ty, nguyên vật liệu được đánh giá theo giá thực tế, giá xuất là giá bình quân của số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, đảm bảo cho giá trị của nguyên vật liệu được tính toán khá chính xác sát với thực tế. Do đó công việc đánh giá nguyên vật liệu  diễn ra tương đối thuận lợi.

- Công ty đã và đang thiết lập được mối quan hệ với bạn hàng lâu dài, qua đó uy tín của Công ty với bạn hàng ngày càng được nâng cao. Công ty ngày càng nhận được nhiều đơn đặt hàng và các hợp đồng kinh tế.

2.3.2 Hạn chế

2.3.2.1 Bộ máy kế toán

- Phòng kế toán chưa có sự luôn chuyển công việc giữa các kế toán viên mà công việc là cố định cho từng nhân viên. Mỗi kế toán chỉ hiểu và nắm vững phần hành mà mình cần làm mà không thể làm thay thế cho nhân viên kế toán khác khi họ bận công việc hay nghỉ phép.

- Với số lượng nhân viên trong phòng là 4 kế toán, nhưng với việc phân công công việc chưa đồng đều

2.3.2.2 Công tác kế toán

- Với việc sử dụng kế toán thủ công nên công việc còn đôi khi chưa được kịp thời và công việc còn khá cồng kềnh, mất nhiều thời gian. Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm.

2.3.2.3 Kế toán nguyên vật liệu

- Về tình hình cung ứng nguyên vật liệu

Công ty thường mua nguyên vật liệu ở những đơn vị bạn hàng quen thuộc và lâu dài đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu thường xuyên, không chịu nhiều ảnh hường cung cầu, chính vì thế nhiều khi công ty không nắm bắt được giá cả thị trường của từng mặt hàng tại các thời điểm khác nhau và sự cạnh tranh của chất lượng các mặt hàng. Điều đó làm nguyên vật liệu nhiều khi mua về không đảm bảo sự tối ưu tại thời điểm mua.

- Về tình hình quản lý nguyên vật liệu

Công ty đã xây dựng kho chứa hàng nhưng với thời gian quá lâu, do thời gian công trình đã bị xuống cấp không đảm bảo độ ẩm, sự thoáng mát và ánh sáng. Do vậy nguyên vật liệu như giấy in không được đảm bảo có thể bị mối mọt, hay bị ẩm ướt. Hoặc bản nhôm bị gỉ, dao cắt không đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất tạo sản phẩm.

Hơn nữa khi hàng đã xuất khỏi kho đến các tổ chức sản xuất thì các tổ không có kho để vật tư riêng. Do đó quá trình sử dụng nguyên vật liệu không được bảo quản tốt làm giảm chất lượng sản phẩm.

          - Chứng từ

          Chứng từ công ty về “ giấy đề nghị cấp vật tư ” còn thiếu chính xác chưa đầy đủ thông tin.

- Phương pháp hạch toán

+ Có thể nói phương pháp hạch toán là một trong những yếu tố quyết định đến công tác kế toán ở các doanh nghiệp. Tại công ty phế liệu thu hồi không được làm thủ tục nhập kho. Trong kho có tất cả phế liệu thu hồi của công ty giấy in lỗi,.... đều có thể tận dụng được. Phế liệu ở công ty thu hồi được chỉ để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát phế liệu làm thất thoát nguồn thu của công ty.

+ Công ty chưa mở sổ danh điểm cho từng loại nguyên vật liệu nên gây khó khăn cho việc hạch toán.

+ Với khối lượng thu mua nguyên vật liệu lớn, mà trách nhiệm của từng khâu thì chưa được công ty chú trọng.

2.3.3 Nguyên nhân

- Chưa ứng dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán, trình độ của các kế toán viên còn chưa thực hiện tốt khả năng dự báo kinh tế tài chính, giảm hiệu quả trong công việc.

- Phòng tài chính kế toán- một trong những nhân tố tạo nên sự thành công của đơn vị, không chỉ đảm nhiệm việc ghi chép, tính toán, xử lý…công tác kế toán, mà còn có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn, dự báo cho ban giám đốc về công tác tài chính, cung cấp đầy đủ những thông tin kinh tế, thị trường cho các bộ phận trong công ty. Nhưng bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán thì công tác tư vấn, dự báo cho ban lãnh đạo còn chưa thực sự phát huy hiệu quả.

          - Công ty chưa quan tâm nhiều đến các yếu tố nhân tố gây ra tổn thất nguyên vật liệu như kho chứa nguyên vật liệu,…  

Chương 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN PHÚ THỌ

3.1 Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới

3.1.1 Định hướng phát triển

3.1.2 Tầm nhìn

3.1.3. Sứ mệnh

3.1.4. Mục tiêu

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ.

3.2.1 Giải pháp về bộ máy kế toán

3.2.2 Giải pháp về công tác kế toán

Công tác kế toán thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ mà phòng kế toán vẫn thực hiện thủ công. Điều này đã gây ra những khó khăn trong công tác hạch toán, quản lý và áp lực công việc với nhân viên kế toán. Vì vậy công ty nên ứng dụng phần mềm kế toán vào việc hạch toán kế toán để góp phần trong việc xử lý dữ liệu với tốc độ cao, chính xác, kịp thời, mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cho ban quản trị của công ty khi cần thiết. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công ty. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán máy được sử dụng khá tiện ích như: MISA, BRAVO, FAST ACCOUNTING 10.0, ... Thì căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty có thể sử dụng phần mềm kế toán máy MISA 7.9 khá phù hợp, phần mềm được thiết kế đơn giản dễ sử dụng trong cách nhập số liệu và tự động hóa trong quá trình ghi sổ.

Phần mềm MISA – SME 7.9 là phần mềm kế toán tiết kiệm thời gian, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu. Phần mềm có các đặc điểm sau :

          - Cập nhật

Phần mềm đã cập nhật theo QĐ số 15 của Bộ Tài Chính mà công ty đang sử dụng.

- Tiện lợi

+  Người dùng có thể tìm kiếm chứng từ theo từng dòng hóa đơn. Cho phép tìm kiếm mọi thông tin đã nhập vào hệ thống

+  Cho phép mở nhiều phần hành kế toán để theo dõi

+  Khả năng bảo mật cao.

+  Tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền mà công ty đang áp dụng

+  Giao diện bằng tiếng việt, thuận tiện cho việc sử dụng.

+  Khi đang nhập dữ liệu nếu danh mục thiếu, người dùng có thể thêm, sửa ngay mà không phải thao tác nhiều lần.

+  Hạch toán nhiều loại thuế: VAT, thuế doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu

+  Cung cấp đầy đủ chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính ban hành.

+  Cho phép người dùng kiểm toán và sửa số liệu gốc ngay cả khi đang xem báo cáo

+  Các phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý kho, tiền mặt, tiền lương, thuế, tài sản cố định, giá thành, hợp đồng, sổ cái đều liên kết chặt chẽ với nhau. Số liệu đầu ra của phân hệ được tự động chuyển thành đầu vào của phân hệ khác có liên quan

3.2.2 Giải pháp về kế toán toán nguyên vật liệu

3.2.2.1 Quản lý nguyên vật liệu

- Với đặc thù sản xuất của công ty là in sách báo, hóa đơn ... với số lượng lớn nên sử dụng khá nhiều lượng giấy và chủng loại giấy. Vì vậy công ty cần chia ra từng khu vực để các loại giấy tiện cho thủ kho phân phối cho các tổ sản xuất khi cần thiết, tránh việc nhầm lẫn. Và do giấy là loại nguyên vật liệu cần để nơi thoáng mát, tránh ẩm mốc nên ban quản lý của công ty nên đầu tư nâng cấp nhà kho để tạo được một nguồn nguyên liệu đạt tiêu chuẩn để từ đó mang lại uy tín cho công ty, giúp công ty có sự cạnh tranh cao trên thị trường.

- Việc tổ chức tốt hệ thống kho và trang thiết bị đầy đủ các phương tiện quản lý, thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu ( giấy, mực in, ... ) là những việc rất cần làm vì nó giúp tránh được những hư hỏng, hao hụt, mất mát nguyên vật liệu đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu là một trong những yêu cầu quản lý đối với  vật liệu. Vì vậy việc quản lý chặt chẽ từ khâu mua vào, nhập kho tới khâu bảo quản dự trữ và sử dụng luôn là cần thiết.

 3.2.2.2 Công tác thu mua nguyên vật liệu

- Do sự cạnh tranh khá nhiều ngoài thị trường nên công ty luôn cần đảm bảo cho mình về chất lượng và hạ thấp chi phí giá thành. Điều đó đòi hỏi công ty luôn tìm cho mình những đối tác cung cấp nguồn nguyên liệu mới mà lại có chất lượng cao phù hợp với từng mặt hàng in của công ty. Bên cạnh đó cũng cần tìm hiểu thị trường nghiên cứu giá cả các loại vật liệu quốc tế tìm cơ hội sản xuất in các mặt hàng có chất lượng cao, từ đó mang lại doanh thu lớn cho công ty.

3.2.2.3  Chứng từ

- Việc ghi chứng từ của công ty chưa được chính xác như “ Giấy đề nghị cấp vật tư ” – bảng số 2. . Trong giấy đề nghị đó không có tên công ty, họ và tên người đề nghị cấp và không có người phê duyệt làm thiếu đi độ chính xác của chứng từ. Vì vậy công ty nên sửa lại như sau 

Bảng 3.1 : Giấy đề nghị cấp vật tư

   CÔNG TY CỔ PHẦN IN PHÚ THỌ

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Ngày 08  tháng 10 năm 2010

Kính gửi : Ban giám đốc công ty

- Họ tên người đề nghị : Đặng Hồng Khanh

- Địa chỉ ( Bộ phận ) : Phân xưởng máy in

- Lý do xuất kho : Xin cấp nguyên vật liệu để in sách

STT	Tên vật liệu	ĐVT	Số lượng	Ghi chú
A	B	C	1	D
1	Giấy Báo tân mai	Kg	70.000
	Tổng cộng	Kg	70.000

Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) Nguyễn Phi Phong

Phụ trách bộ phận ( ký, họ tên) Ngô Quang Dũng

Người đề nghị (ký, họ tên) Đặng Hồng Khanh

d, Phương pháp hạch toán

- Công ty nên tiến hành thủ tục nhập kho phế liệu. Để tránh mất mát, thiếu hụt trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm cân đo ước tính giá trị phế liệu nhập kho.

Ví dụ: Ngày 30/10/2010 đơn vị tiến hành nhập phế liệu thu hồi, thủ kho cùng cán bộ cung tiêu và kế toán vật liệu tiến hành xác định số lượng và đơn giá như sau:

     Thu hồi được 1.500 kg giấy lề đơn giá 2.800 đ/kg

          Thủ kho tiến hành lập biên bản xác nhận phế liệu thu hồi:

Bảng 3.2

 

BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHẾ LIỆU

Ngày 30/10/2010

Chúng tôi gồm:                        

 Ông:         Nguyễn Trung Thu                     Phụ trách tổ KCS

  Bà  :        Hoàng Mai Thu                           Kế toán vật tư

 Ông :        Bùi Thúy Hồng                              Thủ kho

          Đã cùng nhau kiểm tra và xác nhận số phế liệu thu hồi được như sau:

	Stt	Tên phế liệu		ĐVT	Số lượng	Đơn giá		Thành Tiền
		Giấy lề		kg	1.500	2.800		4.200.000
		Tổng cộng						4.200.000
Kỹ thuật-KCS (Ký, họ tên ) Nguyễn Trung Thu			Kế toán vật tư (Ký, họ tên ) Hoàng Mai Thu				Thủ kho (Ký, họ tên) Bùi Thúy Hồng

         Kế toán vật tư tiến hành điền vào phiếu nhập kho (mẫu phiếu nhập kho tương tự như phiếu nhập thông thường) và giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho phế liệu

          - Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu 

Nguyên vật liệu công ty sử dụng đa dạng vì thế muốn theo dõi từng nhóm, từng thứ vật liệu một cách chặt chẽ để giúp công tác quản lý và hạch toán một cách dễ dàng có hệ thống có hiệu quả công ty nên mở sổ danh điểm

Bảng 3.3

Sổ danh điểm vật liệu

Ký hiệu		Tên, nhãn hiệu quy cách NVL	ĐVT	Quy cách	Ghi chú
Nhóm	Danh điểm NVL
152.1		Giấy in	Kg
	152.1.1	Giấy báo tân mai	Kg
	152.1.2	Giấy bãi bằng	kg
	….	….	….
152.2		Mực in	Kg
	152.2.1	Mực đen TQ	Kg
	152.2.2	Mực vàng TQ	kg

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1. Kết luận

          Công ty cổ phần in Phú Thọ là doanh nghiệp chuyên sản xuất in các loại sách báo, hóa đơn … theo đơn đặt hàng. Nguyên vật liệu của công ty với khối lượng lớn, nhiều chủng loại. Vì nguyên vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm được sản xuất ra, do đó chỉ cần biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng của công ty như : chỉ tiêu chất lượng, chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, lợi nhuận.

          Nghiên cứu “thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần in Phú Thọ” đã đạt được những kết quả sau :

- Thứ nhất, đã hệ thống hóa được những vần đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

- Thứ hai, đã phân tích và đánh giá được thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ và thấy được những hạn chế trong kế toán nguyên vật liệu, cụ thể:

+Bộ máy kế toán với sự phân công công việc chưa đồng đều, chưa có sự luân chuyển công việc kịp thời giữa các kế toán viên trong phòng.

+Công tác kế toán thì với hình thức kế toán thủ công nên công việc còn khá tốn nhiều thời gian, áp lực công việc nặng nề.

+ Đối với kế toán nguyên vật liệu thì có chứng từ chưa đầy đủ thông tin mất độ chính xác của chứng từ. Công ty chưa mở sổ danh điểm cho nguyên vật liệu, với mức phế liệu nhiều nhưng chưa đưa vào nhập kho làm giảm doanh thu của công ty.

Theo đó, đã tìm ra được những nguyên nhân của hạn chế .

-         Thứ ba, đã đề xuất được các giải  nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in Phú Thọ, như  giải pháp về bộ máy kế toán, giải pháp về công tác kế toán và giải pháp về kế toán nguyên vật liệu.

Khi công ty áp dụng hệ thống giải pháp này thì sẽ hoàn thiện được kế toán nguyên vật liệu, từ đó góp phần vào sự phát triển của công ty trong thời gian tới.

2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Phú Thọ.

2.1 Ban lãnh đạo công ty cổ phần in Phú Thọ

          Ban lãnh đạo công ty nên thành lập website riêng cho công ty có thể là www.InPhuTho.com.vn để chủ động cho việc giao dịch và đồng thời để việc quảng bá công ty được dễ dàng hơn. Từ đó tìm kếm khách hàng, nhà đầu tư mới đến với công ty mang lại doanh thu cao hơn. Bên cạnh đó công ty sẽ nhận được các phản hồi từ khách hàng các nhà cung ứng trên hộp thư của công ty từ đó giúp ban lãnh đạo công ty có thể quản lý đưa ra phương hướng phát triển tốt nhất.

2.2 Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ

          - Cần nâng cao chất lượng trong công tác đăng ký kinh doanh, không chỉ theo đúng quy định, mà còn đảm bảo thực hiện tốt quy trình đăng ký kinh doanh một cửa liên thông gồm: đăng ký kinh doanh, đăng ký con dấu và mã số thuế, và các thủ tục liên quan khác nhằm tiết kiệm thời gian cho các công ty.

          - Ngoài ra, có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình cung cấp các thông tin về hoạt động đăng ký kinh doanh, hướng dẫn thủ tục qua mạng Internet thông qua website của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ: http:// dpi.phutho.gov.vn/, tạo ra sự thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.

Chính sự đổi mới trong công tác hành chính này đã góp phần giúp công ty thuận tiện xem xét và thực hiện đúng ngành nghề kinh doanh, chế độ quản lý, sử dụng lao động, các chính sách kinh tế tài chính mới được ban hành...và có thể đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh mới cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Tài Chính - 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam và toàn bộ các thông tư hướng dẫn các chuẩn mực- NXB Thống Kê. Năm 2006

2. TS. Bùi Văn Dương - Giáo trình Kế toán tài chính - Trường Đại Học Kinh Tế Hồ Chí Minh. NXB Thống Kê. Năm 2006.

3. PGS.TS. Đoàn Xuân Tiên - Giáo trình Kế toán quản trị doanh nghiệp. NXB Tài Chính. Năm 2005.

4. GS. TS. Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thủy- Giáo trình Kế toán tài chính-  Trường Học Viện Tài Chính. NXB Tài Chính. Năm 2006.

5. GS. TS. Ngô Thế Chi - Hệ thống báo cáo tài chính - Trường Học Viện Tài Chính. NXB Tài Chính. Năm 2007.

6. Nguyễn Xuân Quảng - Giáo trình Thuế -  Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. NXB Tài Chính. Năm 2007.

7. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của Công ty cổ phần in Phú Thọ.

8. Luật kế toán (Số 03/2003/QH 11 ngày 17 tháng 6 năm 2003)

       9. www.misa.com.vn – download phần mềm MISA – SME 7.9

      10. www.tapchiketoan.com – bài viết về “ hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu, tính giá nguyên vật liệu, … – Nguyễn Quỳnh ”